怎样写私人和公务信函
一、概述
书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函和私人信件两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。
英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
1.信端
信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。
西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。
信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。
信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。
采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。
例如
并列式
16FuxingStreet
HaidianDistrict
Beijing
PostCode:100035
People’sRepublicofChina
Tel:63211234
Aug.20,2004
斜列式
16FuxingStreet
HaidianDistrict
Beijing
PostCode:100035
People’sRepublicofChina
Tel:63211234
Aug.20,2004
写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市名、省名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市、省名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。
特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字，表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法，应注意以下几点：
①年份应完全写出，不能简写。
②月份要用英文名称，不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但May,June,July,因为较短，不可缩写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。但最好用基数词，简单明了。
日期可有下列几种写法：
①Oct.20,2004
②10May.,2004
③3rdJune,2004
④Sept.16th,2004
其中，①最为通用。
2.信内地址
信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：
①并列式
Ms.JoannaKerry
PekingUniversity
HaidianDistrict,100871
Beijing
China
②斜列式
Ms.JoannaKerry
PekingUniversity
HaidianDistrict,100871
Beijing
China
3.称呼
对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或Mr.White,不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用Mesdames称呼。Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如Professor，Doctor，General。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen，DearSir和MydearSir等。Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用Sir，Mr.Chairman，Mr.Premier，Mr.Ambassador，YourExcellency。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。有时也用YourMajesty称呼以表示。客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用Sir或Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness。
收信人称呼
先生Mr./Esq.
夫人Mrs.
小姐Miss
夫人、小姐统称Ms.
夫妇俩人Mr.andMrs.
两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子Mesdames
两位或两位以上小姐Misses
常见的头衔如下：
教授Professor
博士Doctor
医学博士MedicalDoctor
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长ViceChairman
副总统或副校长VicePresident
首相PrimeMinister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长SecretaryGeneral
一秘FirstSecretary
二秘SecondSecretary
院长Director,Dean
副院长ViceDirector
系主任Dean,Head,Chair
馆长ChiefLibrarian,Curator
阁下Excellency
神甫Father
4.信的正文
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。
5.结束语
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：
Yourstruly,Yoursfaithfully,Yourssincerely，等等。
写给上级和长者的信一般可用：
Yoursrespectfully,Yoursobediently,Yoursgratefully,Yoursappreciatively,Yourobedientservant,等等。
写给同志或同事的信一般可用：
Fraternallyyours,Comradelyyours，等等。
写给熟人或朋友的信可用：
Yours,Everyours,Yoursaffectionately,Asever,YourssincerelyYoursdevotedly,Fondlyyours,Yoursexcitedly,Intimatelyyours，等等。
写给亲属或挚友的信一般用：
Yours,Everyours,Yoursasever,Asever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,Love,WithLove,Lovingly,Yourlovingson,Yourmostaffectionate,Yourdevotedfriend,Devotedly,等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子”、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用：
Yourshurriedly,Yourshastily,Yoursinhaste,等等。
写信给挚友，表示歉意时，可用：
Contritelyyours,Regretfullyyours,Yoursinregret,Yoursindeepremorse等。
在欧洲一些国家里，多把Yours放在sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把yours放在Sincerely等词之后。Yours一词有时也可省略。
6.签名
信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上Miss,Mrs.或Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件
信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若附件不止一个，则应写出2Encls.，例如：
Enc:Resume
Encls:GradeCertificate
8.再启
再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。
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